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Was Sie als Onlinehändler bei einer datenschutzrechtlichen Auskunftserteilung beachten sollten

Datenschutzrechtliche Auskunftsersuchen kommen inzwischen häufiger vor. Grund genug, sich auf entsprechende Anfragen vorzubereiten, um Fehler zu vermeiden. Was Sie als Onlinehändler im Hinblick auf die erforderliche Auskunftserteilung beachten sollten, erläutern wir im nachfolgenden Beitrag:

Das Wichtigste: datenschutzrechtliche Auskunftsersuchen erkennen

Auf ein datenschutzrechtliches Auskunftsersuchen müssen Sie fristgerecht mit einer vollständigen und zutreffenden Auskunfterteilung reagieren. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen also ein datenschutzrechtliches Auskunftsersuchen unter anderen Anfragen erkennen.

Praxistipp: Wenn in einer Anfrage von personenbezogenen Daten und Auskunft die Rede ist, dann sollten Sie im Zweifel davon ausgehen, dass es sich bei der Anfrage um ein datenschutzrechtliches Auskunftsersuchen handelt. Eine Standard-Antwort mit einem Verweis auf die Informationen in Ihrer Datenschutz-Erklärung könnte in einem solchen Fall zum Problem werden, denn eine verspätete oder unvollständige Auskunft ist ein Datenschutzverstoß. Ein solcher Fehler ist vermeidbar, wenn Sie Ihre Mitarbeiter für die Problematik sensibilisieren und für die Bearbeitung datenschutzrechtlicher Anfragen eine klare Zuständigkeit festlegen.

Unbedingt beachten: Die Frist läuft

Eine datenschutzrechtliche Auskunft müssen Sie nach den rechtlichen Vorgaben unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Auskunftsersuchens zur Verfügung stellen. Ausnahmsweise kann diese Frist unter bestimmten Voraussetzungen um weitere zwei Monate verlängert werden.

Praxistipp: Stellen Sie bei Eingang eines Auskunftsersuchens sicher, dass die laufende Frist vorgemerkt wird, um die Versäumung der Frist zu vermeiden. Je schneller reagiert wird, umso mehr Zeit bleibt „im Falle der Fälle“ für die Klärung offener Fragen.

Das Auskunftsrecht gilt nicht nur für Kunden

Es spielt keine Rolle, ob die Person, die eine datenschutzrechtliche Auskunftserteilung von Ihnen verlangt, Kunde bei Ihnen ist oder nicht. Sie müssen ein Auskunftsersuchen also auch dann beantworten, wenn Sie zuvor keinen Kontakt zu der anfragenden Person hatten. Ist die Identität der anfragenden Person unklar, können Sie jedoch zunächst einen Identitätsnachweis verlangen.

Praxistipp: Eine kurze Mitteilung, dass Sie keine personenbezogenen Daten zu einer anfragenden Person verarbeiten als sogenannte Negativauskunft, ist unzureichend. Sofern Sie zuvor keinen Kontakt zu der anfragenden Person hatten, verarbeiten Sie die personenbezogenen Daten der anfragenden Person nunmehr zur Erfüllung Ihrer rechtlichen Verpflichtung zur Auskunfterteilung.

Welche Auskünfte Sie erteilen müssen:

Nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:

  • die Verarbeitungszwecke;
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
  • falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  • wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
  • Werden personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so hat die betroffene Person das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Artikel 46 im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Die datenschutzrechtlichen Vorgaben sehen des Weiteren vor, dass Sie als Verantwortlicher eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die Gegenstand der Verarbeitung sind. 

Stellt die betroffene Person den Antrag elektronisch, so sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern sie nichts anderes angibt.

Praxistipp: Erstellen Sie sich eine Vorlage für die Beantwortung von Auskunftsersuchen. Dies erleichtert die Bearbeitung im Einzelfall. Gerne beraten wir Sie zu datenschutzrechtlichen Vorlagen.

Auskunftsersuchen als „Retourkutsche“ rechtsmissbräuchlich?

Häufig erfolgt ein Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit einer Beschwerde über unerwünschte E-Mail-Werbung oder eine Bewertungsaufforderung quasi als „Retourkutsche“. Mitunter wird auch einfach getestet, ob eine ordnungsgemäße Auskunftserteilung erfolgt oder um die Geltendmachung von Ansprüchen vorzubereiten. Ob ein solches Verhalten den Vorwurf des Rechtsmissbrauchs begründen kann, ist aus unserer Sicht zweifelhaft. Das Auskunftsersuchen an sich ist unproblematisch. Und auch wenn die Beweggründe für das Auskunftsersuchen vermutet werden können, dürfte ein Nachweis von sachfremden Erwägungen wohl nur in Ausnahmefällen möglich sein.

Praxistipp: Erfüllen Sie Auskunftsersuchen auch dann, wenn Sie den Eindruck haben, dass es der anfragenden Person gar nicht so sehr um die Auskunfterteilung geht.

Was wir für Sie tun können

Wenn Sie sich auf die Erteilung von Auskünften vorbereiten möchten und hierzu eine Beratung wünschen oder zu einem Ihnen bereits vorliegenden Auskunftsersuchen Fragen haben, sprechen Sie uns einfach an.

Ihre Ansprechpartner: Rechtsanwalt Andreas Kempcke

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