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Bloß nicht löschen: Gewerbetreibende müssen e-Mails aufbewahren

Aus verschiedenen Normen gibt es für Gewerbetreibende Aufbewahrungspflichten für den täglichen e-Mail-Verkehr. Eine zentrale Norm ist § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). In diesem sind Kaufleute verpflichtet, empfangene und abgesandte Handelsbriefe 6 Jahre lang aufzubewahren. Der Begriff “Handelsbrief” ist etwas altertümlich, da das HGB ein sehr altes Gesetz ist. Obwohl das Wort “Brief” auf ein postalisches Schriftstück hindeutet ist dieser Begriff im übertragenen Sinne zu verstehen. Somit werden auch Faxe, e-Mails und alle anderen elektronischen Kommunikationsformen mit umfasst.

Jedoch muss nicht jede e-Mail aufbewahrt werden. Die e-Mail muss ein Handelsgeschäft umfassen, d.h. Außengeschäfte des Unternehmers. Interne Organisationsgeschäfte sind nicht umfasst. Entsprechend zu speichern sind sowohl empfangene wie auch versandte e-Mails, die die Geschäfte betreffen. Vorbereitende Korrespondenz ist nur dann aufzubewahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt hat. Falls die e-Mail nur über Anhänge verständlich ist, wie dies bspw. regelmäßig bei pdf-Anhängen in der Praxis der Fall ist, sind diese ebenfalls mit aufzubewahren.

Eine weitere Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung besteht ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht auch von e-Mails ebenfalls für 6 Jahre. Die 6 Jahresfrist beginnt im Übrigen mit dem Schluss des Kalenderjahres in dem der Brief verschickt oder empfangen wurde. Damit kann die Frist bis zu 7 Jahre betragen.

Grundsätzlich sind die Unterlagen im Original aufzubewahren, was sich bei e-Mails etwas schwierig gestaltet. Insofern ist anzuraten, die e-Mails entsprechend auf einem Datenträger abzuspeichern. Voraussetzung für eine entsprechende Abspeicherung ist, dass die Daten mit dem Original übereinstimmen, innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Hier stellt sich zum einen in der Praxis die Frage, ob der Datenträger nach 6 Jahren überhaupt noch lesbar ist, was gerade bei Disketten etwas problematisch werden kann. Des Weiteren muss gewährleistet werden, dass es keine Formatprobleme gibt, weil ein veraltetes Format, sei es die e-Mails selbst oder des Datenträgers nicht mehr gelesen werden kann. Des Weiteren muss die Archivierung ordnungsgemäß erfolgen in Bezug zum jeweilige Geschäft. Bei verschlüsselten e-Mails muss gewährleistet sein, dass diese auch nach mehreren Jahren noch entschlüsselt werden können.

Letztlich, so der Praxistipp, sollten ein- und ausgehende e-Mails regelmäßig geordnet archiviert werden um auch nach Jahren noch einen Zugriff darauf zu gewährleisten.

Ihr Ansprechpartner: Rechtsanwalt Johannes Richard, Rostock

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