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Immer wieder fehlerhaft – wie wird eine
richtige Rechnung erstellt ?
Ein Gastbeitrag von www.onlinesteuerrecht.de
Sie verkaufen in Ihrem Geschäft oder
Online-Shop Waren an Unternehmer und Privatpersonen. Damit Ihre Kunden einen
Nachweis über die gekauften Waren haben, erstellen Sie jeweils eine
Rechnung.
Was ist eine Rechnung und wer hat
Anspruch darauf?
Als Rechnung wird jedes Dokument und eine
Mehrzahl von Dokumenten beschrieben, mit denen über eine Lieferung oder sonstige
Leistung (z.B. Dienstleistung) abgerechnet wird. Aus steuerlichen
Gesichtspunkten muss eine Rechnung nicht unbedingt mit „Rechnung“ bezeichnet
werden. Eine Rechnung kann beispielsweise auch mit Quittung, Abrechnung oder
anders beschriftet werden.
Nicht in jedem Fall hat Ihr Kunde
Anspruch auf eine Rechnung. Führt ein Unternehmer eine steuerpflichtige
Werklieferung oder eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, so
muss er eine Rechnung an Unternehmer und Privatpersonen erstellen.
Im Onlinehandel gehen wir auf
steuerlicher Ebene aber grundsätzlich von Warenlieferungen aus. Hier ist der
Unternehmer berechtigt eine Rechnung an eine Privatperson auszustellen (also
kein MUSS). Anders ist die Regelung, wenn ein Unternehmer der Rechnungsempfänger
ist. In diesem Fall muss eine Rechnung erstellt werden. Für die
Rechnungserstellung haben Sie bis zu 6 Monate nach Ausführung der Leistung
Zeit.
Gesetzlich vorgeschriebene
Rechnungsbestandteile
Die Rechnung muss folgende Angaben
enthalten:
- den vollständigen Namen und die
vollständige Anschrift des Unternehmers und des Kunden,
- die dem Unternehmer vom Finanzamt
erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum der
Rechnung,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder
mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Unternehmer
einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche
Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der
sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der
Lieferung
- das nach Steuersätzen und einzelnen
Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die
Lieferung
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den
auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
Kleinunternehmer und
Rechnungstellung
Für Kleinunternehmer sind besonders bei
der Rechnungstellung einige Besonderheiten zu beachten.
Ein Kleinunternehmer braucht gegenüber
dem Finanzamt keine Umsatzsteuer Voranmeldung abgeben, da er an das Finanzamt
keine Umsatzsteuer abführen muss und sich im Gegenzug auch keine Vorsteuer
erstatten lassen kann.
Im Unterschied zu normalen Unternehmern
gilt deshalb für den Kleinunternehmer, dass er den
anzuwendenden Steuersatz und die
entsprechenden Steuerbeträge auf seinen Rechnungen nicht ausweisen darf. Tut er
es dennoch, so schuldet er den ausgewiesenen Steuerbetrag. Hingegen ist die
Kleinunternehmerregelung keine Steuerbefreiung, so dass ein entsprechender
Hinweis auf der Rechnung nicht notwendig ist. Üblich ist jedoch ein Zusatztext,
beispielsweise in der Form: „Aufgrund § 19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht
erhoben“. So kann Rückfragen von Kunden vorgebeugt
werden.
Einen einfachen und komfortablen Service
der Rechnungserstellung bietet beispielsweise die kostenlose OnlineFibu
von Kleinunternehmerportal.de.
Hierüber lassen sich auf einfache Weise Kunden verwalten, Rechnungen erstellen
und die Gewinnermittlung durchführen. Darüber hinaus finden Kleinunternehmer
hier viele wichtige Informationen rund um die Kleinunternehmerregelung und
steuerliche Pflichten und Besonderheiten.
Übermittlung und Aufbewahrung von
Rechnungen
Rechnungen müssen grundsätzlich auf
Papier an den Empfänger übermittelt werden Nur wenn dieser ausdrücklich
zustimmt, können Sie ihm auch eine Rechnung auf elektronischem Weg übermitteln.
Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. D. h.
Thermorechnungen sind auf Normalpapier zu kopieren und aufzubewahren. Gleiches
gilt für Rechnungen, die per Fax auf Thermopapier empfangen
wurden.
Sie sind verpflichtet Ihre Ausgangs- und
Ihre Eingangsrechnungen für 10 Jahre aufzubewahren. Die 10 Jahre beginnen mit
Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Erstellen Sie elektronische Rechnungen
für Ihre Leistungen sind Sie verpflichtet diese Rechnung in elektronischer Form
aufzubewahren.
Ebenso wie Ihre elektronischen
Ausgangsrechnungen müssen Sie Ihre Eingangsrechnungen in der originalen
elektronischen Form aufbewahren, damit Sie Ihre Vorsteuerabzugsberechtigung
nicht verlieren.
Elektronische
Rechnungen
Papierrechnungen verursachen zum Teil
sehr hohe Kosten (Druck, Kuvertierung, Versand). Daher setzt sich mehr und mehr
die elektronische Rechnung, beispielsweise in Form von pdf-Dokumenten durch.
Doch bei der Anwendung im täglichen Gebrauch treten häufig noch zahlreiche
Schwierigkeiten auf.
Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger
einer elektronischen Rechnung explizit zustimmen. Die Form der Zustimmung ist
jedoch nicht vorgeschrieben. Dies bedeutet, dass lediglich ein schlüssiges
Einvernehmen zwischen dem Rechnungsersteller und dem Rechnungsempfänger
vorliegen muss. Dies kann sich beispielsweise aus Rahmenvereinbarungen oder aus
stillschweigender Billigung ergeben.
Tipp für Rechnungsersteller: Lassen Sie
sich die Zustimmung immer schriftlich geben, um späteren Missverständnissen
vorzubeugen.
Gemäß der aktuellen Rechtslage ist es
vorgeschrieben, alle auf elektronischem Weg versendeten Rechnungen (z. B. per
E-Mail), die vom Empfänger zum Abzug der Vorsteuer bei einem Finanzamt
eingereicht werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach
deutschem Signaturgesetz zu unterzeichnen. Dies gilt für alle Rechnungen, die
auf elektronischem Weg, also beispielsweise per E-Mail verschickt werden. Der
Empfänger ist verpflichtet die Signatur mit geeigneten Mitteln zu prüfen und die
Rechnung gemeinsam mit dem Prüfprotokoll zu archivieren. Eine qualifizierte
elektronische Signatur ist dabei eine Art von Siegel zu digitalen Daten. Sie
wird unter Einsatz mathematischer Verfahren mit Hilfe eines privaten
kryptographischen Schlüssels erzeugt. Mit Hilfe des dazugehörigen öffentlichen
Schlüssels kann die Signatur jederzeit überprüft und damit der
Signaturschlüssel-Inhaber und die Unverfälschtheit der Daten festgestellt
werden.
Für das Signieren einer elektronischen
Rechnung gibt es zwei Möglichkeiten:
Die einfachste Methode ist die Signatur
eines pdf-Dokumentes. Hierbei wird die Signatur direkt in die pdf-Datei
integriert. Dies ist für den Ersteller und den Empfänger der Rechnung sehr
kostengünstig, da die benötigte Software sehr verbreitet ist und kostenlos zur
Verfügung steht. In der zweiten Variante wird dem Empfänger eine Rechnungsdatei
mit einer zusätzlichen Signaturdatei zur Verfügung
gestellt.
Ihr Ansprechpartner: Mathias Kahlke von
www.onlinesteuerrecht.de
Stand:07/2008
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