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Bloß
nicht löschen: Gewerbetreibende müssen e-Mails aufbewahren
Aus
verschiedenen Normen gibt es für Gewerbetreibende Aufbewahrungspflichten für den
täglichen e-Mail-Verkehr. Eine zentrale Norm ist § 257 Handelsgesetzbuch (HGB).
In diesem sind Kaufleute verpflichtet, empfangene und abgesandte Handelsbriefe 6
Jahre lang aufzubewahren. Der Begriff "Handelsbrief" ist etwas altertümlich, da
das HGB ein sehr altes Gesetz ist. Obwohl das Wort "Brief" auf ein postalisches
Schriftstück hindeutet ist dieser Begriff im übertragenen Sinne zu verstehen.
Somit werden auch Faxe, e-Mails und alle anderen elektronischen
Kommunikationsformen mit umfasst.
Jedoch
muss nicht jede e-Mail aufbewahrt werden. Die e-Mail muss ein Handelsgeschäft
umfassen, d.h. Außengeschäfte des Unternehmers. Interne Organisationsgeschäfte
sind nicht umfasst. Entsprechend zu speichern sind sowohl empfangene wie auch
versandte e-Mails, die die Geschäfte betreffen. Vorbereitende Korrespondenz ist
nur dann aufzubewahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt
hat. Falls die e-Mail nur über Anhänge verständlich ist, wie dies bspw.
regelmäßig bei pdf-Anhängen in der Praxis der Fall ist, sind diese ebenfalls mit
aufzubewahren.
Eine
weitere Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung. Nach § 147 Abs.
1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung besteht ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht auch
von e-Mails ebenfalls für 6 Jahre. Die 6 Jahresfrist beginnt im Übrigen mit dem
Schluss des Kalenderjahres in dem der Brief verschickt oder empfangen wurde.
Damit kann die Frist bis zu 7 Jahre betragen.
Grundsätzlich
sind die Unterlagen im Original aufzubewahren, was sich bei e-Mails etwas
schwierig gestaltet. Insofern ist anzuraten, die e-Mails entsprechend auf einem
Datenträger abzuspeichern. Voraussetzung für eine entsprechende Abspeicherung
ist, dass die Daten mit dem Original übereinstimmen, innerhalb der
Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb angemessener Frist lesbar
gemacht werden können. Hier stellt sich zum einen in der Praxis die Frage, ob
der Datenträger nach 6 Jahren überhaupt noch lesbar ist, was gerade bei
Disketten etwas problematisch werden kann. Des Weiteren muss gewährleistet
werden, dass es keine Formatprobleme gibt, weil ein veraltetes Format, sei es
die e-Mails selbst oder des Datenträgers nicht mehr gelesen werden kann. Des
Weiteren muss die Archivierung ordnungsgemäß erfolgen in Bezug zum jeweilige
Geschäft. Bei verschlüsselten e-Mails muss gewährleistet sein, dass diese auch
nach mehreren Jahren noch entschlüsselt werden können.
Letztlich,
so der Praxistipp, sollten ein- und ausgehende e-Mails regelmäßig geordnet
archiviert werden um auch nach Jahren noch einen Zugriff darauf zu
gewährleisten.
Ihr
Ansprechpartner: Rechtsanwalt
Johannes Richard, Rostock
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